Piste d'audit fiable des factures

La réforme de la facturation, issue de la transposition de la Directive 2010/45/UE, entrée en vigueur en France au 1er janvier 2013, a permis un assouplissement des formats de factures admis et pouvant être considérés comme des factures d’origine permettant, d’un point de vue formel, la déduction de la TVA y figurant.

 

CONTEXTE

L’Union Européenne a souhaité encourager le recours à la facture électronique en ne limitant plus les systèmes autorisés.
En France, avant 2013, la législation n’acceptait que deux modalités de facturation électronique : les factures dématérialisées selon les conditions fixées par le Code des impôts (EDI « fiscal ») et les factures signées électroniquement.
Depuis la transposition de la Directive 2010/45/UE entrée en vigueur en France au 1er janvier 2013, les opérateurs peuvent utiliser des systèmes de facturation de leur choix, à condition de mettre en œuvre des « contrôles permanents établissant une Piste d’Audit Fiable ».
Pour rappel, la doctrine de l’administration fiscale en la matière a été précisée par le BOFIP du 18 octobre 2013.
Le principal enjeu est la déductibilité de la TVA.

INTÉRÊT DE LA PISTE D’AUDIT FIABLE

La piste d’audit fiable et les contrôles documentés et permanents qui la composent permettent à l’Administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début jusqu’à la fin de l’opération. L’objectif pour l’Administration fiscale est de s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise et que les transactions ont été réalisées, conformément à la réglementation en vigueur.
Les conditions communes à tous formats de facture doivent être respectés : authenticité de l’origine de la facture, intégrité du contenu et lisibilité de la facture (article 289 V du CGI).
Disposer d’une piste d’audit fiable permet de s’assurer que ces 3 conditions sont respectées et ceci afin de sécuriser les droits à déduction des parties et d’éviter d’éventuelles pénalités fiscales.

MISE EN OEUVRE

Principes

Sont concernées, les factures papier et les factures électroniques non sécurisées.
La mise en œuvre de la piste d’audit fiable relève tant de l’acheteur que du vendeur sur une période allant de l’émission de la facture jusqu’à l’expiration de sa période de conservation.
La piste d’audit fiable doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation : de son origine jusqu’au paiement et l’archivage de la facture.
Il convient de mettre en place des contrôles organisés et permanents, à chaque étape du traitement de la facture, permettant de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement de la facture.
Selon l’administration fiscale, il appartient à chaque entreprise de déterminer, en fonction de sa propre organisation, les contrôles à mettre en place.
L’entreprise doit conserver les preuves de ces contrôles (manuels ou informatisés) qui doivent être suffisamment documentés pour démontrer la validité et la bonne maîtrise des flux de factures.

Les contrôles permanents

Ces dispositifs peuvent ou non relever directement du contrôle interne de l’entreprise
Par exemple :

• Rapprochement entre facture, comptabilité et paiement,
• Contrôle des doublons de factures fournisseurs,
• Contrôle des doublons de paiement,
• « Work flows » de validation interne des factures d’achat.

Authenticité de l’origine de la facture

C’est l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture.
Exemples de contrôles :

• Rapprochement commande / facture / livraison pour prouver que l’expéditeur de la facture est bien la même personne qui a effectué le service ou livré le bien,
• Lors du processus de création des nouveaux fournisseurs, déclenchement d’un processus de validation préalable (validation de l’acheteur, éventuellement de son hiérarchique N+1, etc…), à réception d’une facture d’un nouveau fournisseur, avant de créer ce fournisseur dans le système d’information de l’entreprise,
• Vérification des adresses emails des factures électroniques non signées,
• Renseignement des emails dans les fiches fournisseurs du système d’information et couplage de la messagerie avec ces fiches pour un contrôle automatisé.

Intégrité du contenu

L’intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d’origine, ne doivent pas être modifiées.
Exemple de contrôle :

• Rapprochement des données commande, facture et livraison.

 

Lisibilité de la facture

La lisibilité de la facture est la capacité à pouvoir présenter la facture dans un format lisible par tous sur écran ou papier.
Il est donc important de stocker les images de factures scannées et les factures pdf simples, dans un outil de GED, pour les rendre consultables sur écran et rapidement accessibles – via leurs index – sur demande des vérificateurs fiscaux.

La conservation des preuves des contrôles

La conservation des preuves des contrôles se fait au moyen de l’archivage fiscal. Celui-ci est d’une durée de 6 années. L’intégralité du message facture et de la piste d’audit (tous les contrôles documentés et permanents mis en place) doivent être archivés dans leur forme et contenus originels.
Au-delà de son caractère obligatoire, l’archivage permet d’extraire facilement les données a postériori et les transmettre à l’administration fiscale dans les délais et formes impartis.

EN CAS DE CONTRÔLE FISCAL

La vérification de la documentation de la piste d’audit fiable est un point de contrôle récurrent de l’administration fiscale, au même titre que le Fichier des Ecritures Comptables ou la documentation des prix de transfert pour les contribuables concernés.
L’absence de piste d’audit ou la non fiabilité de la piste d’audit exposent l’entreprise à d’importantes sanctions.

Principales sanctions encourues

La piste d’audit fiable étant un élément de démonstration de la réalité des opérations réalisées, par l’articulation des articles 283-4 et 272 du CGI, son absence pourrait permettre à l’administration de remettre en cause les éléments suivants :
Pour les factures entrantes : potentielle remise en cause de la TVA déductible sur les factures d’achat (taux normal à 20 %)

Pour les factures sortantes : potentielle remise en cause du caractère d’original de la facture de vente émise entraînant une pénalité de 50 % du montant qui a été ou aurait dû être facturé (ramenée à 5 % en cas de comptabilisation des factures correspondantes).
Attention : les amendes et le re-calcul des droits ne préjugent pas des pénalités supplémentaires applicables : intérêts de retard, opposition à contrôle fiscal, …
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