Les Fichiers des Ecritures Comptables (FEC – Contrôles fiscaux Informatisés)

Depuis le 1er janvier 2014, le contrôle fiscal des comptabilités informatisées devient obligatoire et plus fréquent en vertu de l’article 11 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de Finances rectificative pour 2012. Ainsi, tout contribuable tenant sa comptabilité sur système informatique doit satisfaire à une obligation dite de « présentation de comptabilité ». Il est indispensable de vous assurer que votre logiciel comptable est en mesure de constituer le FEC !

Nature de l’obligation

Le FEC est un extrait de la comptabilité et doit être conforme à un format donné par l’administration, ce qui lui permet d’analyser plus rapidement la comptabilité et de préparer ses contrôles.

Contribuables concernés

L’article 54 du Code Général des Impôts défi nit les contribuables déjà concernés par l’obligation de présentation :

• ceux soumis à une obligation de tenue de comptabilité et de présentation de leurs documents comptables, sur réquisition de l’administration,
• et tenant une comptabilité sur système informatique.

A ces contribuables déjà concernés s’ajoutent :

• les entreprises industrielles et commerciales soumises à un régime réel d’imposition, normal ou simplifié,
• les contribuables au régime du micro BIC,
• les entreprises relevant des bénéfi ces non commerciaux (régime de la déclaration contrôlée),
• les entreprises agricoles soumises au régime réel normal ou simplifié.

De fait, les contribuables tenant une comptabilité manuelle et les entreprises agricoles au régime du forfait restent les seuls exclus du dispositif.

Format et circulation des FEC

Les documents concernés sont le livre-journal, le grandlivre, le livre d’inventaire et la description de l’organisation et des procédures comptables. Les écritures de la comptabilité générale doivent être contenues et lisibles dans le FEC ; toutefois, les fichiers concernant les pièces justificatives ne sont pas concernés.

Les fichiers des écritures comptables doivent prendre les formes suivantes :
• un fichier unique par exercice,
• un fichier à plat ou sous format XML respectant la structure du XSD mis à disposition sur le site www.impots.gouv.fr,
• un classement des écritures par ordre chronologique de validation, après opération d’inventaire, hors écritures de centralisation et avant détermination du résultat comptable.

L’arrêté du 29 juillet 2013 défi nit le format et le contenu des fichiers des écritures comptables :

• le FEC contient 18 à 22 champs, en fonction de la catégorie dans laquelle est imposé le contribuable.

Format et circulation des FEC (suite)

  • Il doit contenir l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice.

Pour chaque écriture, le FEC doit indiquer obligatoirement les 18 informations comptables référencées ci-dessus et quoiqu’il en soit, le contribuable doit fournir toutes les informations comptables enregistrées dans son système d’information. Pour les avis de vérification adressés après le 1er janvier 2014, la remise des FEC s’effectue au début des opérations de contrôle sur support électronique (CD-Rom, clé USB, disque dur externe). Cette remise de fichiers est formalisée par écrit sur document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.

Plusieurs points sont à noter :

• il existe une suspension du délai de 3 mois applicable aux opérations de vérification de comptabilité dans les PME jusqu’à la remise des FEC à l’administration,
• l’administration fiscale est tenue de détruire les fichiers avant la mise en recouvrement mais il n’y a pas de moyens de vérifier la destruction effective,
• en cas de tenue de comptabilité externe, les obligations restent les mêmes.

Sanctions applicables

L’article 1729 D du Code Général des Impôts sanctionne le défaut de présentation de la comptabilité par une amende
de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la
charge du contribuable. De plus, si le contribuable s’oppose, non seulement à la présentation du FEC mais également au contrôle des comptabilités informatisées, il risque l’évaluation d’office des
bases d’imposition. Cela pourrait également entraîner une majoration de 100 % des droits rappelés.

Textes de référence

• Article L. 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales,
• Arrêté du 29 juillet 2013 portant modifi cation des dispositions de l’article A. 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales relatif aux normes de copies des fichiers sur support informatique (Journal officiel du 1er août).

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